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分行秘書工作程序指引

文摘來源:經(jīng)紀(jì)人社區(qū) 閱讀:9880次 [08-11-28]   中介管理培訓(xùn)班   中介管理制度大全   客戶留言

一、行政事務(wù)
----------------------------
        實(shí)習(xí)報(bào)告:實(shí)習(xí)分行秘書入職前上報(bào)主任秘書;
        工作報(bào)告:入職分行秘書于每月30日上報(bào),內(nèi)容為上月工作總結(jié)與下月工作計(jì)劃(事前計(jì)劃、事后總結(jié));
        每月考勤卡、考勤報(bào)表的上報(bào):
考勤卡:按公司規(guī)定打卡,簽卡要注明原因,并須直屬上司簽字確認(rèn)方可;
考勤報(bào)表:認(rèn)真填寫表格所需內(nèi)容,切不可造成漏填少報(bào)(填報(bào)所有涉及的日期全屬當(dāng)月,當(dāng)月之前的則無需填寫);
        分行人員入職時(shí)間以到人力資源部辦理手續(xù)的時(shí)間為準(zhǔn),需攜帶相關(guān)資料及所需表格到行政人事部面談,即后辦理入職手續(xù)。并督促相關(guān)人員同時(shí)辦理擔(dān)保手續(xù)(擔(dān)保人需提供戶口本及身份證原件),擔(dān)保一年有效;
        分行人員離職時(shí)間以在分行交接當(dāng)日時(shí)間為準(zhǔn)(分行經(jīng)理級以上人員離職須主任秘書到現(xiàn)場進(jìn)行財(cái)務(wù)及物品交接);
        辦公用品的申請:每月20-23日為申請時(shí)間,大件物品須先申請后購買;
        名片的申請:每周星期五12:00提交名片申請,每人每次申請不可超過兩盒。

二、財(cái)務(wù)事務(wù)
----------------------------
【每月工作】:
        收據(jù)、合同自領(lǐng)取日起計(jì)三個(gè)月未核銷的,應(yīng)退回財(cái)務(wù)部辦理核銷及重新領(lǐng)取手續(xù);
        對帳:時(shí)間為每月初(具體時(shí)間財(cái)務(wù)部通知);
        所須上報(bào)表格:租傭?qū)け、考勤表、買賣業(yè)績表、工資卡號統(tǒng)計(jì)表;
        費(fèi)用報(bào)銷:時(shí)間安排與財(cái)務(wù)安排對帳時(shí)間一樣(每張報(bào)銷單上必須有經(jīng)理簽字確認(rèn));
        分行已成交單跟進(jìn)表:每月5日前上報(bào)主任秘書處;
        分行未結(jié)單明細(xì)表:每月5日前上報(bào)主任秘書處
        合同收據(jù)核銷、盤點(diǎn)表:每月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部;
        鋪位租金、水、電、管理費(fèi)、廣告位租金、空調(diào)費(fèi)等費(fèi)用的申領(lǐng)與核銷;
        清潔工工資的支付。

【每日工作】:
        每天上班即對分行收據(jù)、合同進(jìn)行檢查及核銷工作;
①收據(jù)所列內(nèi)容和金額與合同所載內(nèi)容一致;
②涂改(包括涂改液)、挖補(bǔ)的合同、收據(jù)不予核銷并及時(shí)上報(bào);
③出現(xiàn)以上所述及不及時(shí)核銷收據(jù)、合同的及時(shí)上報(bào);
        租傭、定金、誠意金的收付;
        租傭:收取→開出租傭收據(jù)(交客戶、業(yè)主)→存入指定帳戶(24小時(shí)內(nèi))→備份合同復(fù)印件、收據(jù)第三聯(lián)、銀行存款回單財(cái)務(wù)查驗(yàn);
        定金、誠意金:簽訂委托書或合同(交易員)→收取定金、誠意金→開出收據(jù)客戶聯(lián)(交客戶)→存入指定帳號(24小時(shí)內(nèi))→收據(jù)第三聯(lián)同銀行回單傳真至財(cái)務(wù)部(同時(shí)MSN短信通知相關(guān)人員款項(xiàng)入帳)→到財(cái)務(wù)部交收據(jù)第三聯(lián)原件及銀行回單原件并由財(cái)務(wù)相關(guān)人員在收據(jù)明細(xì)確認(rèn)表上簽收;
        付定:簽訂購買、租賃委托書→業(yè)主收條(加蓋指模)→留備身份證復(fù)印件(查看原件)→收取房產(chǎn)證原件或銀行抵押合同原件(收取訂金人民幣5000元以上的);
如以上條件無法全部滿足,業(yè)主收定須總經(jīng)理簽字;如無則分行秘書應(yīng)及時(shí)填寫《違規(guī)放款反饋表》,為確保無誤請先查檔;
        分行內(nèi)任何一筆付出的款項(xiàng),必須由經(jīng)理簽字,如有特別放款的還須由總經(jīng)理簽字方可;
        分行成交單上報(bào)財(cái)務(wù)部與客服部所須資料:
財(cái)務(wù):合同(居間、單邊)復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件(抵押合同)、成交報(bào)告(交易員及經(jīng)理簽字)、客戶(業(yè)主)身份證復(fù)印件,并由財(cái)務(wù)相關(guān)人員簽收確認(rèn)。
客服:合同(居間、單邊)復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件(抵押合同)、成交報(bào)告(交易員、經(jīng)理簽字)、家私清單、客戶(業(yè)主)身份證復(fù)印件,并由客服相關(guān)人員簽收確認(rèn);
        收取款項(xiàng)不開收據(jù)的按違規(guī)處理;
        業(yè)主與客戶直接收付定金的,分行留備業(yè)主開給客戶的收款收條復(fù)印件以備查驗(yàn);
        每日收支、罰款、活動基金流水帳的記錄;

三、分行事務(wù)
----------------------------
        分行人員的值班休假安排;
        報(bào)紙廣告的剪貼,櫥窗廣告的更換(顏色不可太多);
        考勤的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)(外出登記的跟進(jìn)),當(dāng)天出勤情況及時(shí)上報(bào)行人事部(如遲到、早退、例休、請假、曠工等);
        每日業(yè)績的統(tǒng)計(jì)(與分行經(jīng)理充分溝通,不可造成少報(bào)、錯(cuò)報(bào)業(yè)績);
        公告欄的布置與更新;
        公司公告的傳達(dá)與張貼(及時(shí)跟進(jìn)及反饋信息);
        分行內(nèi)固定資產(chǎn)的維護(hù)(辦公桌椅、墻壁、電子設(shè)備等);
        行為規(guī)范的監(jiān)督(著裝、形象等);
        簡單公文的起草(分行內(nèi)的業(yè)務(wù)表格、文書文件等);
        分行人員變動(入、離職、調(diào)動)的跟進(jìn)與新入職人員的基本培訓(xùn);
        日志的統(tǒng)計(jì)與檢驗(yàn),并監(jiān)督執(zhí)行相應(yīng)的懲罰制度;
        分行打印機(jī)墨盒至總務(wù)處以舊換新;
        維持分行日常清潔衛(wèi)生

四、監(jiān)督職能
----------------------------
     各種違反政策法令、規(guī)章制度的苗頭或行為,發(fā)現(xiàn)后及時(shí)上報(bào)


  
 

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[昆明] 028-66822022,18100893151 [西安] 13572176799 [福建] 0592-6022961,19905929501,19905929503
[武漢] 15307165353 [長沙] 15307165353 [江西] 13602675916 [南寧] 13878876378 [沈陽] 15804662075 [大連] 15804662075
[?赸 15120790561,0898-65203645 [長春] 15804662075 [哈爾濱] 15804662075


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